費用を抑えるコピー機(複合機)の選び方

費用を抑える賢いコピー機(複合機)の選び方

コピー機(複合機)を導入しようとした時、最も気になるのが「費用」ではないでしょうか。
コピー機(複合機)の一般的な導入方法として、「購入(買い取り)」「リース契約」の2つがあります。
費用を抑えるコピー機(複合機)の選び方
そこで、「どっちの方が費用を抑えられるの?」
と、知らない方にとっては、何となく購入(買い取り)の方が良さそうに感じてしまいそうですよね。
実際には、いずれにもメリット・デメリットな部分があるのです。
そこでここからは、費用を抑えるためには「購入(買い取り)」と「リース契約」ではどちらがお得になるのかご説明いたします。

1.コピー機(複合機)を「購入(買い取り)」する場合

まず、トータル的な費用を安く抑えるため、資金に余裕がある場合「現金一括購入(買い取り)」を選択されるケースがあります。

コピー機(複合機)を購入(買い取り)する

基本的にリース料金などの費用は発生しませんが、初期費用にまとまった金額が必要な事や、固定資産税の対象になるなどのケースが考えられます。

減価償却の手続きと固定資産税の支払いが発生する

基本的に、10万円以上の物を購入すると、固定資産税に関わる減価償却管理が必要となります。
その減価償却資産とは、事業などの業務のために用いられる以下の様な、

  • 建物
  • 建物附属設備
  • 機械装置
  • 器具備品
  • 車両運搬具

といった資産は、一般的には時の経過等によってその価値が減っていきます。
このような資産を「減価償却資産」といいます。

減価償却資産の取得に要した金額は、取得した時に全額必要経費になるのではなく、その資産の使用可能期間の全期間にわたって分割し必要経費としていくべきものになります。

次に固定資産税は、
減価償却材の価値=(元の代金)-(毎年の目減りする価値×経過した年)
で出た金額に基づいて算出されます。

具体的な例を挙げて少し説明しましょう。例えば、法定耐用年数が10年のコピー機を100万円で購入します。
このケースを減価償却の考えに当てはめると、100万円の複合機は「10万円の分割払いを10年続ける」複合機と解釈されます。これは毎年、10万円ずつ価値が減少していくという意味になるので、仮に7年後の複合機はこの時点で70万円の支払いが完了しているので、残りの30万円の価値しかありません。

処分費用が自己負担になる

これは、リースやレンタルと違い、現金一括購入した場合の複合機・コピー機の所有権は購入者自身になります。従って、使えなくなったもしくは買い替える際の処分費用は購入者が全て負担することになります。

少し難しい説明でしたが、リースと違い買い取っていますので当然ながら所有権は自身にあります。
デメリットは、初期費用として大きな支払いになってしまうことと、原則として購入費用は減価償却されますので、全額が経費とはならないことです。

2.コピー機(複合機)を「リース契約」する場合

リース契約とは、契約者が必要とする機械や設備を契約者に代わってリース会社が購入し、一定の期間にわたりリース料を受けることを条件にその製品を貸借することを言います。
コピー機(複合機)をリース契約する

購入よりも安い金額で最新の機種を導入できる反面、契約期間満期まで支払うリース料の総額は購入するよりも高くついてしまうのが特徴です。(ある意味「分割払い」に近いですね)

リース契約は、金融性を重視するか、賃貸借性を重視するかで、大きく次のような2つの契約に分かれます。
ファイナンス・リース(金融性重視)
リース期間終了前に解約すると違約金が発生し、満了まで借りるよりも安くなるこということはない。
オペレーティング・リース(賃貸借性重視)
途中解約が可能。リース期間終了後に残存価額を設定したり、買い取ることができる契約もある。
なお、複合機やコピー機のリースは一般的にファイナンスリースの方です。

次に、複合機をリースした場合どのようなメリットがあるのか?についてご説明いたします。

■ 一括購入するための設備投資費用が不要になり、初期費用が抑えられ運転資金に回せる。
■ 毎月のリース料金は税法上全額経費処理でき、所有権がリース会社にあるため、減価償却の手続きや固定資産税の支払いなどが発生しない。
■ 動産保険が適用されるため火災や盗難があった場合に補償が受けられる。
■一括現金購入の場合は、不要になった時の処分費用も自己負担でしたが、リースだと所有者はリース会社なので、リース期間満了のときに、撤去するのはリース会社負担となる。

一般的に、リース契約は最終的な総額は購入(買い取り)よりも高くつくとはいえ、月々のリース料自体は安く、機種変更の決断もしやすくなります。特に、複合機の場合はどんどん新しい機種が登場するので、リース期間3~6年ごとに設定して、最新機種を借り換えることにすれば、いつでも最先端のテクノロジーを使っていられることになります。

絶えず経費削減を求められる日本の企業においてはこのようなメリットは非常に魅力的であり、コピー機(複合機)に関して、多くの会社が購入よりもリースを活用しています。

3.まとめ

コピー機(複合機)を導入する際には、「購入(買い取り)」と「リース契約」が一般的ですが、ここまでの説明をご覧になって総合的に判断した場合、リース契約方が費用は抑えられると感じますよね。

他にも、短期で使用したい場合はレンタル契約という選択肢もあります。コピー機(複合機)の選ぶ際には、購入、リースどちらにするのか費用面も含めて検討することが大切です。

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