コピー機(複合機)は3つの導入方法がある

コピー機(複合機)は3つの導入方法から選択できる

コピー機(複合機)を導入しようとした時、どんな方法が思いつくでしょうか?
コピー機(複合機)は3つの導入方法がある
普通に考えれば、買うか借りるかになるでしょう。そこはコピー機(複合機)も同じように、

  • 購入(買い取り)
  • リース契約
  • レンタル契約

と、3つの選択肢があります。
もちろん、それぞれ使う期間や掛けられる初期費用などで、どの方法がベストなのかが変わってきます。
何となく購入(買い取り)が一番良さそうな気になってしまいそうですが、一概に良いとは言えない部分もあるのです。
そこで今回は、コピー機(複合機)の導入方法、「購入(買い取り)」「リース契約」「レンタル契約」それぞれ詳しくポイント見てみましょう。

1.コピー機(複合機)「購入(買い取り)」の導入ポイント

まず、「購入(買い取り)」でコピー機(複合機)を導入する際のポイントは次の通りです。
コピー機(複合機)を買い取りする時のポイント

ポイント➀「長期的利用を考えると割安」

リース契約したときと比べ、複合機を買い取りした方が支払総額は安くなります。
また、資産として計上できる上に、自社の物だから好きなように扱えるといったように、自社で自由に管理できる点も買い取りのメリットになります。

ポイント➁「減価償却処理が必要になる」

リース費などの費用は発生しない一方で、初期費用にまとまった金額が必要な事や、固定資産税の対象になります。
基本的に10万円以上の物を購入すると、固定資産税に関わる ”減価償却管理” が必要となります。
その減価償却資産とは、事業などの業務のために用いられる以下の様な、

・建物
・建物附属設備
・機械装置
・器具備品
・車両運搬具

といった資産は、一般的には時間の経過等によってその価値が減っていきます。このような資産を「減価償却資産」といいます。
減価償却資産の取得に要した金額は、取得した時に全額必要経費になるのではなく、その資産の使用可能期間の全期間にわたって分割し必要経費としていくべきものになります。

ポイント➂「保守サポートは別に費用が必要」

基本的に本体代金の一括払いのため、故障時はメーカーのサポート修理や有料の業者修理に依頼することになります。
また、処分費用が自己負担になります。これは、リースやレンタルと違い、現金一括購入した場合の複合機・コピー機の所有権は購入者自身になります。従って、使えなくなったもしくは、買い替える際の処分費用は購入者が全て負担する、といった買い替えに関する課題も挙がってきます。

ここまで、コピー機(複合機)を買い取りする場合のポイントを見てみると、資金に余裕があればということではないでしょうか。

2.コピー機(複合機)「リース契約」の導入ポイント

まず、コピー機(複合機)のリース契約の基礎知識として、リース契約は金融性を重視するか、賃貸借性を重視するかで大きく次のような2つの契約に分かれます。
ファイナンス・リース(金融性重視)
リース期間終了前に解約すると違約金が発生するので、満了まで借りるよりも安くなるこということはない。
オペレーティング・リース(賃貸借性重視)
途中解約が可能。リース期間終了後に残存価額を設定したり、買い取ることができる契約もある。

なお、複合機やコピー機のリースは、一般的にファイナンスリースの方です。
コピー機(複合機)のリース契約する時のポイント
そのリース契約で、コピー機(複合機)を導入するポイントは次の通りです。

ポイント➀「初期費用が大幅に抑えられる」

リース契約なら、コピー機(複合機)を導入する際、一度に多額の購入資金が不要。リース料や保守料金などは毎月のランニングコストになるため、設備投資の資金を大幅に抑えることができます。

ポイント➁「リース料金を経費で計上できる」

月々のリース料は、税務上認められたリース期間であれば、全額経費として処理ができます。
基本的に、固定資産税や減価償却費用、動産保険などのコストは全てリース会社が負担します。契約期間中の費用も固定になるため、コストが均一化され財務管理やコスト管理が容易なこともリース契約のメリット。

ポイント➂「中途解約ができない」

原則としてリースは中途解約ができません。
導入の契約時に5~6年と決められた年数でリース契約しているため、一度契約してしまうと自由に解約できず、残債を一括支払いする必要が出てきます。また、当然のことなのですが、コピー機(複合機)をリース契約で導入すると所有権はリース会社のもの。リース契約満了後はリース会社に返却する必要があります。

買い取りとリース契約を比べると、同じ5年~6年以上の長期で複合機を利用すると考えれば支払総額は買い取りがリース契約よりも安くなりますが、リースの場合は契約満了後も再リース・借り替えが可能で導入費用を抑えることができます。
リース契約は、導入に費用を掛けたくない場合など、初期費用を安く抑えて導入が可能なこともが魅力です。

3.コピー機(複合機)「レンタル契約」の導入ポイント

レンタル契約とは、基本的にレンタル会社が既に所持しているコピー機(複合機)を ”必要とされる期間” 賃貸する取引のことを指します。レンタルDVDやレンタカーと同じと考えておけば分かりやすいですね。
コピー機(複合機)のレンタル契約する時のポイント
では、コピー機(複合機)をレンタル契約した場合のポイントは次の通りです。

ポイント➀「必要な期間だけ利用できる」

一番の特徴となるメリットは、何といっても契約期間を気にすることなく利用できるという点です。
リース契約では、基本的に中途解約ができず、もし中途解約した場合には違約金がかかってしまいますが、レンタル契約なら必要な時に必要な期間のみの利用が可能です。また、中途解約も自由で違約金などは一切かかりません。1日単位で行われるイベントなどでも手軽に利用することができ、維持管理が容易であることも大きなメリットになります。

ポイント➁「減価償却や固定資産税が発生しない」

レンタル契約なので、当然資産計上にならず全額経費として計上することができます。
必要な分だけになるので、計算も簡単で減価償却や固定資産税の支払いは一切発生しません。

ポイント➂「中古品が多く、リースより使用料が割高」

レンタルでは、基本的にレンタル会社にある在庫の中から選んで使用します。レンタルされるコピー機(複合機)は殆どが型落ちの中古品なので、PCとの接続などをする際にはOSなどの問題もあり必要な機能が使えない可能性があります。
また、レンタル料に保守料が含まれている事が多く、リース契約と比較すると割高になってしまうこともあります。その他にもメンテナンス料などが必要なこともありますので、契約の前に確認しておくようにしたいですね。

コピー機(複合機)のレンタル契約は、基本的には「短期間」利用したい場合には非常に有効な導入方法になりますが、年単位の長期間利用する場合はリース契約の方が良いでしょう。

4.まとめ

ここまで、コピー機(複合機)の「購入(買い取り)」「リース契約」「レンタル契約」と3つの導入方法の特徴やポイントを説明して参りましたが、全体的にみても普通の会社の方が導入する際には、「リース契約」がベストだと感じます。買い取りは好きなように自由に使える反面、減価償却の管理や処分が必要になり、レンタル契約はあくまで短期間向けといえ、総合的に判断すれば「リース契約」に落ち着くのではないでしょうか。
当然、どの導入方法も可能なので、様々な角度で検討して御社の最適な導入方法を選んでいきましょう。

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