なぜ保守契約を結ぶのか?

これで安心!コピー機(複合機)の保守契約の選び方

コピー機(複合機)を導入契約する際、「保守契約」を結ぶことを求められます。
「保守契約は絶対に必要なの?」
と、多少疑問もあるのではないでしょうか。
コピー機(複合機)の保守契約の選び方
基本的には、複合機を購入した後、故障しないようメンテナンスを受けたり、故障した場合は修理してもらうために契約するものであり、保守契約していないと様々な問題が起こることが多いのです。
保守契約には、

  • カウンター保守
  • キット保守
  • スポット保守
  • 年間保守

と、4つ保守契約の種類があり、それぞれコピー機(複合機)の導入に合わせて契約することになります。
そこで今回は、なぜ保守契約を結ぶのかについての説明と、4種類の保守契約の内容や特徴をご紹介いたします。

1.コピー機(複合機)は、なぜ保守契約を結ぶのか?

保守契約とは、冒頭でも説明した通り、コピー機(複合機)の定期的なメンテナンスや故障などのトラブル時の修理をしてくれるサービスになり、一般的にはコピー機(複合機)購入時と同時に保守契約に加入し契約書によって契約を結びます。

保守契約さえしていれば、修理に関わる費用は基本的に無料となり、定期的なメンテナンスや迅速な修理対応を依頼できるようになります。
なぜ保守契約を結ぶのか?
仮に保守契約を結んでいないケースでは、一般的にコピー機(複合機)の修理にはとてもお金がかかり、取り替える部品代や派遣される作業員の人件費をまともに請求された場合、一回の修理に5~10万掛かることもあるのです。

コピー機(複合機)を使用していると、トナーなどの消耗品や紙詰まりによる故障なども多く、その度に実費で支払っているとコスト面で大きな負担となってしまいますよね。また、修理だけ依頼できる業者も少なく、故障した際などは使えなくなってしまうこともあります。

コピー機(複合機)は、現在のビジネスを行っていく上でなくてはならない機器であるため、常に最善の状態を保っておく必要があります。快適、安心なオフィス環境を保つためには保守契約の加入は大変重要となります。それでは、その保守契約を種類別に特徴を見ていきましょう。

2.コピー機(複合機)「カウンター保守契約」とは

カウンター保守契約とは、モノクロ1枚◯円、カラー1枚△円の料金を予め保守会社と設定しておき、本体内蔵のカウンターがその枚数をカウントし、1枚あたりの金額に基づいてカウンター料金が請求される契約となります。一般的に、カウンター料金の中に部品代や修理費は含まれています。
コピー機(複合機)のカウンター保守契約とは
その特徴を簡単に表すと次のようになります。

  • 1枚あたりの印刷単価が設けられている
  • 例えば、モノクロ出力 4円/1枚、カラー出力 30円/1枚となります。カウンター料金に関しては、販売業者によって金額が異なるため複数の業者から見積もりをとる必要があります。

  • 月に一度、カウンター料金を保守業者に支払う
  • 毎月定期的にメンテナンスが受けられる
  • 交換するトナーは全色無料
  • 紙詰まりなどの修理費用も無料

参考までに、カウンター保守契約は以下のようなタイプのオフィスに向いています。
■ 毎月500~1,000枚以上、コピーや印刷などで利用している
■ 中高速以上のコピー機(複合機)(毎分25枚以上印刷が可能な機種)を導入している
■ 定期的にメンテナンスを実施してコピー機(複合機)の品質を保ちたい方

保証対象外の故障修理は有料になるといった注意点もありますので、事前に確認しておくようにしましょう。
コピー機(複合機)のメンテナンスでは、最もポピュラーな形態がこのカウンター保守契約になり、業務用では約8割はこのカウンター保守契約が適用されるほど一般的なコピー機(複合機)の保守契約システムとなっています。

3.コピー機(複合機)「キット保守契約」とは

キット保守契約とは、トナーキット保守、キットトナー保守とも呼ばれ、トナー代金にあらかじめ保守費用を含めたものをいいます。このキット保守契約が採用されるのは一部のコピー機だけで、実際にはそれほど多くない保守契約になります。
コピー機(複合機)のキット保守契約とは
その仕組みは、コピー機(複合機)本体の購入時に保守契約付きトナー「キット」を購入することで保守が実施される仕組みになっており、トナーが切れた場合「キット」を再購入することで保守も自動的に継続されます。また、キット保守には感光体・現像剤の使用料・出張作業費・トナー及び部品代・部品交換費が含まれています。その特徴を簡単に表すと次の通りになります。

  • 5年間またはトナー残量が無くなるまでが保守契約の有効期間
  • トナー利用期間中は修理費用がからない
  • トナー残量が無くなると保守契約が切れるため修理は有償となる

その他にも、キット保守契約ができるコピー機(複合機)の本体価格は比較的安くなっていますが、基本的にモノクロ専用機種に限定されています。

4.コピー機(複合機)「スポット保守契約」とは

スポット保守契約とは、基本的に継続的な保守料金は決められておらず、コピー機(複合機)に不具合などが発生した場合に、その都度有償で保守サービスを依頼する保守契約になります。利用頻度が少なかったり、壊れたときだけ依頼できればいい、といった場合でスポット保守契約は有効になります。
コピー機(複合機)のスポット保守契約とは
その特徴を簡単に表すと次の通りです。

  • トナーなどの消耗品はすべて実費負担
  • コピー機(複合機)が故障した時は修理業者にその都度修理依頼を出す
  • 修理費用は作業員の人件費・部品代は全て実費精算になります

このように、全て実費で支払いが必要になるほかにも、故障などの修理も当日対応が難しくなると思います。
理由は簡単で、カウンター保守及びキット保守といった定期保守に契約している会社に人員が割かれてしまい、スポットで入る修理案件には即対応が難しくなってしまうのです。また、急な故障や部品交換が発生した場合、10万以上といった高額な修理費用が発生する可能性があります。

5.コピー機(複合機)「年間保守契約」とは

年間保守契約とは、その名の通りコピー機(複合機)の保守を1年間契約することです。契約の際の保守費用は故障した際に必要な機器の費用や作業員の派遣費用などを含みます。

大きな特徴として、カウンター契約やキット契約はトナーや必要な部品が保守料金に含まれていますが、年間保守契約ではトナー自分で購入し、保守契約だけ別に契約する形となります。その特徴を簡単に表すと以下の通りです。

  • トナーは実費負担となり、保守契約は修理費のみが含まれる
  • 製品購入時には標準で1年間無償
  • 最大5年間の自動更新が可能

基本的に、一部のメーカー機種に限られますので、対象機種の購入時のみ保守契約が可能となります。

6.まとめ

基本的にコピー機(複合機)はデリケートな精密機械です。定期的なメンテナンスを受けないまま使用し続けた場合、印刷した時に黒ずみや色がくすんだり、紙詰まりが起きたりと、色々な不具合が起きてしまいます。
また、トラブルを改善するには、相応の専門知識や技術が必要になり時間、手間、お金がかかってしまいます。

ここまで、コピー機(複合機)の保守契約の種類によって詳しくご説明して参りましたが、どれでも選べるという訳ではないようなので、現実的にはカウンター保守契約が最も安心できるのではないでしょうか。

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